Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ing. Martin Bottesch
Albrechtstraße 22/1
3400 Klosterneuburg
Österreich
E-Mail: beedoc@beetech.at

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist die oben genannte Person.

Soweit eine Bearbeitung personenbezogener Daten Personen in der Schweiz betrifft oder dort Wirkung entfaltet, beachten wir ergänzend die anwendbaren Bestimmungen des schweizerischen Datenschutzrechts.

2. Erhobene personenbezogene Daten

BeeDoc verarbeitet nur jene personenbezogenen Daten, die für die Bereitstellung der Imkereiverwaltungssoftware, die Vertragsabwicklung, die Abrechnung, die Systemsicherheit und die ausdrücklich genutzten Funktionen erforderlich sind.

• Registrierungsdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift, Zugangsdaten und Kontoinformationen.
• Imkereibezogene Daten: Standorte einschließlich Adresse, GPS-Koordinaten und Höhenlage, Völkerdaten, Königinnen-Daten, Inspektionen, Behandlungen, Fütterungen, Varroa-Kontrollen, Schwarm-Ereignisse, Ernten, Aufgaben, Notizen, Dokumente, Untersuchungen, Berichte und sonstige vom Nutzer erfasste Betriebs- und Dokumentationsdaten.
• Team- und Rechteinformationen: Bei Nutzung des Mehrbenutzermodus werden Benutzerrollen, Modulrechte, Schreib- und Leserechte, Standortfreigaben, Einladungen, Teamzuordnungen, Bearbeiterinformationen und Aktivitäten verarbeitet, soweit dies zur gemeinsamen Nutzung der Imkereiverwaltung erforderlich ist.
• Zahlungsdaten: Rechnungsadresse, Zahlungsart und zahlungsbezogene Vertragsinformationen. Kreditkartendaten oder vergleichbare Zahlungsinstrumentdaten werden nicht von BeeDoc selbst gespeichert, sondern ausschließlich vom Zahlungsdienstleister verarbeitet.
• Steuerliche Meldedaten: Umsatzdaten, Rechnungsdaten und Meldezeiträume, soweit diese für steuerliche Aufbewahrungspflichten, EU-OSS-Aufzeichnungen oder gesetzliche Nachweise erforderlich sind.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Server-Logs, Sicherheitsereignisse, Fehlerprotokolle, Session-Informationen und technische Statusinformationen zur Systemstabilität.
• Offline-Daten auf Endgeräten: Sofern der Offline-Modus im gewählten Tarif freigeschaltet ist und im eingeloggten internen Bereich verwendet wird, können Daten lokal im Browser des jeweiligen Endgeräts gespeichert werden. Dazu gehören insbesondere Service-Worker-Daten, Cache Storage, IndexedDB und localStorage. Lokal gespeichert werden können je nach Berechtigung des angemeldeten Nutzers Stammdaten, Standort- und Völkerdaten, Königinnen-Daten, Aufgaben, bestehende und neu erfasste Dokumentationsdaten, Team- und Rechteinformationen, Standortfreigaben, Sync-Status, Konfliktinformationen, technische Gerätekennungen sowie noch nicht synchronisierte Offline-Eingaben.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

• Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Bereitstellung der BeeDoc-Software, Benutzerkonto, Login, Imkereiverwaltung, Dokumentation, Teamfunktionen, Offline-Modus, Synchronisierung, Konfliktlösung, Abrechnung und Support.
• Rechtliche Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, steuerlicher Pflichten, Rechnungslegung, Nachweispflichten und EU-OSS-Aufzeichnungspflichten.
• Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Systemsicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse, Stabilität des Dienstes, Schutz vor unbefugten Zugriffen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Auditierung und technische Weiterentwicklung.

4. Datenweitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies für die Bereitstellung von BeeDoc, die Zahlungsabwicklung, gesetzliche Pflichten oder ausdrücklich genutzte Funktionen erforderlich ist.

• Mollie B.V. (Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Niederlande): Zahlungsabwicklung. Mollie verarbeitet Zahlungsdaten gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung. Datenschutz: mollie.com/de/privacy
• MET Norway / Yr.no (Meteorologisk institutt, Postboks 43 Blindern, 0313 Oslo, Norwegen): Zur Wetteranzeige werden Standortkoordinaten an die locationforecast-API des Norwegischen Meteorologischen Instituts übermittelt. Die Nutzung erfolgt zur Bereitstellung der Wetterfunktion. Datenschutz: met.no/en/About-us/privacy
• Hosting-Anbieter: Verarbeitung im Rahmen der technischen Bereitstellung, Speicherung, Datensicherung und Absicherung des Dienstes auf Grundlage einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
• Copernicus Data Space Ecosystem / Sentinel Hub Services: Zur automatischen Ermittlung der Höhenlage eines Standorts können eingegebene oder ausgewählte Standortkoordinaten an Dienste des Copernicus Data Space Ecosystem übermittelt werden. Verarbeitet werden dabei insbesondere die Koordinaten des betroffenen Standorts sowie technisch erforderliche Verbindungsdaten. Die Nutzung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Funktion zur automatischen Höhenbestimmung.
• OpenStreetMap: Für Standortkarten und kartennahe Funktionen wird OpenStreetMap verwendet. Dabei kann technisch bedingt die IP-Adresse an eingebundene OpenStreetMap-Dienste übermittelt werden. Datenschutz: osmfoundation.org

Ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

5. Datensicherheit

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt via TLS/SSL (HTTPS). Regelmäßige Datensicherungen werden durchgeführt. BeeDoc setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme zu schützen.

Der Zugriff auf Benutzerkonten ist durch Login-Daten geschützt. Nutzer sind verpflichtet, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und ausreichend sichere Passwörter zu verwenden. Bei Nutzung des Offline-Modus sollten Endgeräte zusätzlich durch geeignete Maßnahmen wie Bildschirmsperre, PIN, Passwort oder biometrische Sperre geschützt werden.

6. Speicherdauer

Nach Kündigung werden personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige berechtigte Gründe entgegenstehen.

Buchhaltungsunterlagen: 7 Jahre gemäß § 132 BAO.
EU-OSS-Meldedaten: 10 Jahre gemäß den einschlägigen EU-OSS-Aufzeichnungspflichten.

Server-Logs: Technische Server-Logs werden grundsätzlich maximal 14 Tage gespeichert, soweit keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen, Missbrauch oder technischen Störungen erforderlich ist.

Lokal gespeicherte Offline-Daten: Lokal im Browser gespeicherte Offline-Daten verbleiben grundsätzlich auf dem jeweiligen Endgerät, bis sie synchronisiert, durch den Nutzer gelöscht, durch den Browser bereinigt oder über die in BeeDoc bereitgestellte Funktion Offline-Speicher zurücksetzen entfernt werden. Ein bloßes Abmelden aus BeeDoc löscht lokal gespeicherte Offline-Daten nicht zwingend automatisch, da diese zur ausdrücklich gewünschten Offline-Nutzung auf dem Endgerät vorgehalten werden.

Nutzer sollten BeeDoc daher nur auf vertrauenswürdigen Endgeräten verwenden und diese Geräte angemessen schützen, insbesondere bei Nutzung des Mehrbenutzermodus, bei Mitarbeiter- oder Beobachterzugängen und bei gemeinsam genutzten Geräten.

7. Ihre Rechte

Sie haben – je nach anwendbarem Datenschutzrecht, insbesondere nach der DSGVO und, soweit anwendbar, dem schweizerischen Datenschutzrecht – insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen entgegenstehenden Gründe bestehen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit gesetzlich vorgesehen
• Recht auf Datenübertragbarkeit bzw. Datenherausgabe in einem strukturierten, gängigen Format, soweit gesetzlich vorgesehen
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen, soweit gesetzlich vorgesehen

Anfragen richten Sie an: beedoc@beetech.at

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Österreich:
Datenschutzbehörde (DSB)
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at · Web: www.dsb.gv.at

Wenn Sie sich in der Schweiz befinden oder sich auf schweizerisches Datenschutzrecht berufen, können Sie sich außerdem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: www.edoeb.admin.ch.

9. Cookies und lokale Speicherungen

BeeDoc verwendet technisch notwendige Session-Cookies für Login, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und Missbrauchsschutz.

Wenn Sie beim Login die Funktion „angemeldet bleiben“ aktivieren, wird zusätzlich ein entsprechendes Cookie auf Ihrem Endgerät gespeichert.

Sofern der Offline-Modus in Ihrem gewählten Tarif freigeschaltet ist und Sie BeeDoc im eingeloggten internen Bereich mit dieser Funktion nutzen, verwendet BeeDoc zusätzlich browserseitige Speichertechniken wie Service Worker, Cache Storage, IndexedDB und localStorage. Diese dienen ausschließlich dazu, die ausdrücklich gewünschte Offline-Funktion bereitzustellen, ausgewählte Daten für die Nutzung ohne Internetverbindung lokal vorzuhalten und noch nicht synchronisierte Eingaben bis zur Übertragung an den Server auf Ihrem Endgerät zu speichern.

Je nach Benutzerrolle und erteilten Berechtigungen können dabei insbesondere Völker, Standorte, Königinnen, Aufgaben, Inspektionen, Behandlungen, Fütterungen, Varroa-Kontrollen, Schwarm-Ereignisse, Rechteinformationen, Standortfreigaben, Sync-Status, Konfliktdaten, technische Gerätekennungen und Offline-Änderungen lokal gespeichert werden.

Die lokal gespeicherten Daten werden nicht zu Werbe-, Tracking- oder Profiling-Zwecken verwendet. Insbesondere verwendet BeeDoc kein Google Analytics und keine Marketing-Tracker.

Über die BeeDoc-Funktion Offline-Speicher zurücksetzen können lokal gespeicherte Offline-Daten, Cache-Daten und Service-Worker-Daten auf dem jeweiligen Gerät gelöscht werden. Dabei gehen noch nicht synchronisierte Offline-Änderungen verloren, sofern sie nicht zuvor synchronisiert wurden.

9a. Offline-Modus, Mehrbenutzernutzung und lokale Speicherung

Der Offline-Modus von BeeDoc ist eine optionale Funktion für berechtigte Tarife und wird nur im eingeloggten internen Bereich verwendet. Damit BeeDoc auch ohne bestehende Internetverbindung genutzt werden kann, werden bestimmte Daten lokal auf dem jeweiligen Endgerät des angemeldeten Nutzers gespeichert.

Im Mehrbenutzermodus richtet sich der Umfang der lokal gespeicherten Daten nach der jeweiligen Benutzerrolle, den erteilten Modulrechten und – soweit eingerichtet – den freigegebenen Standorten. Mitarbeiter und Beobachter erhalten offline grundsätzlich nur jene Daten, die ihnen nach der jeweiligen Rechte- und Standortfreigabe zugänglich sind.

Lokal gespeichert werden können insbesondere Stammdaten zu Völkern, Standorten und Königinnen, bestehende und neu erfasste Dokumentationsdaten, Aufgaben, Offline-Änderungen, Synchronisationsstatus, Konfliktinformationen sowie technische Informationen zur Bereitstellung der Offline-Funktion.

Konfliktinformationen können Serverstand und Offline-Änderung gegenüberstellen, damit berechtigte Nutzer entscheiden können, ob der Serverstand beibehalten oder die Offline-Änderung übernommen werden soll. Dabei können auch frühere und geänderte Inhalte eines betroffenen Datensatzes verarbeitet werden.

Die lokal gespeicherten Offline-Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Offline-Funktion, zur späteren Synchronisierung mit dem BeeDoc-Server, zur Konfliktlösung und zur Sicherstellung der Benutzerrechte verarbeitet. Eine Verwendung zu Werbe-, Analyse-, Tracking- oder Profiling-Zwecken findet nicht statt.

Da lokal gespeicherte Offline-Daten auf dem jeweiligen Endgerät verbleiben können, sollten Nutzer BeeDoc nur auf vertrauenswürdigen Geräten verwenden und diese Geräte durch geeignete Maßnahmen wie Bildschirmsperre, Passwort, PIN oder biometrische Sperre schützen. Dies gilt besonders bei gemeinsam genutzten Geräten und bei Mitarbeiter- oder Beobachterzugängen.

Der lokale Offline-Speicher kann über die BeeDoc-Funktion Offline-Speicher zurücksetzen oder über die Browserfunktionen zur Löschung von Website-Daten entfernt werden. Vor dem Zurücksetzen sollten noch nicht synchronisierte Offline-Änderungen synchronisiert werden, da sie sonst verloren gehen können.

10. Karten-, Höhen- und Wetterdaten

Für Standortkarten und kartennahe Funktionen wird OpenStreetMap verwendet. Dabei kann es technisch bedingt zur Übermittlung Ihrer IP-Adresse an eingebundene OpenStreetMap-Dienste kommen.

Für die automatische Ermittlung der Höhenlage eines Standorts kann Copernicus DEM GLO-30 über Dienste des Copernicus Data Space Ecosystem verwendet werden. Dabei werden die vom Nutzer eingegebenen oder ausgewählten Standortkoordinaten verarbeitet, um die Höhe des Standorts zu bestimmen. Diese Funktion wird ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Standortdaten verwendet.

Für die Wetterdarstellung werden GPS-Koordinaten Ihres Standorts an die MET Norway API übermittelt – siehe Abschnitt 4.

11. Demo-Modus

Wenn Sie den Demo-Modus von BeeDoc starten, wird ein temporäres Demo-Konto angelegt. Die im Demo-Modus erfassten Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der ausdrücklich gestarteten Testnutzung verarbeitet.

Zur technischen Bereitstellung und – sofern angeboten – zur Fortsetzung einer laufenden Demo kann BeeDoc ein technisch notwendiges Sitzungs- oder Demo-Cookie verwenden. Dieses dient ausschließlich der Authentifizierung bzw. Wiedererkennung Ihrer laufenden Demo und nicht zu Analyse- oder Werbezwecken.

Demo-Daten werden grundsätzlich spätestens 24 Stunden nach Start der Demo automatisch gelöscht, sofern keine Übernahme in ein reguläres Benutzerkonto erfolgt. Entscheiden Sie sich für eine kostenpflichtige Übernahme, bleiben die bereits erfassten Daten Ihrem Benutzerkonto zugeordnet und werden im Rahmen der regulären Vertragsnutzung weiterverarbeitet.

12. Diagnose-, Fehler- und Supportdaten

BeeDoc kann im eingeloggten Bereich technische Diagnoseinformationen anzeigen oder erzeugen, insbesondere zur Prüfung des Offline-Modus, des Service Workers, des Cache-Status, der IndexedDB-Speicherung, der Synchronisation und der Konfliktverarbeitung.

Solche Diagnosedaten können technische Informationen enthalten, etwa Browsertyp, Service-Worker-Version, Cache-Versionen, Offline-Datenbankstruktur, Anzahl lokal gespeicherter Datensätze, Sync-Status, Benutzer- und Rechtekontext, Gerätekennungen, Konfliktinformationen und technische Fehlermeldungen. Je nach Funktion können dabei auch personenbezogene oder imkereibezogene Daten sichtbar werden, insbesondere wenn Konfliktdaten, Datensatzbezeichnungen, Standorte, Völker oder Offline-Änderungen angezeigt werden.

Diagnosedaten dienen ausschließlich der Fehleranalyse, Systemsicherheit, Qualitätssicherung und Unterstützung bei Supportanfragen. Nutzer sollten Diagnosedaten nicht öffentlich teilen und vor einer Weitergabe prüfen, ob darin personenbezogene, standortbezogene oder betriebliche Informationen enthalten sind.

Sofern Diagnosedaten an BeeDoc bzw. BeeTech zur Unterstützung übermittelt werden, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage, zur Fehlerbehebung, zur Systemsicherheit und zur Verbesserung der Stabilität des Dienstes.